《时短术》日本生产性改善会议

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所属分类:社会科学

《时短术》是一本指导人们有效进行时间管理,掌握劳动时间缩短术的社科书。书稿从日程管理术一直讲到商务谈判和会议的技巧、最新的数字活用术,介绍了超过400个缩短工作时间的“技术”,内容涉及很多方面,其中也有关于如何有效处理人际关系的内容,指导读者展开令人际关系变通畅的交流,制定不出纰漏的资料,达到在挽救失败的同时兼具防止时间损耗的效果。

《时短术》日本生产性改善会议

《时短术》电子书

《时短术》目录

第一章 让工作顺利进展的日程术

第二章 社会人必须具备的工作时间缩短术

第三章 让事情顺利推进的对人关系术

第四章 提高工作效率的整理术

第五章 更上一层的数字活用术

第六章 马上就能学会的超高速电脑操作术

《时短术》内容总结

1、 尽量把不擅长的事情交给“专业”人士

在工作中把专业性不强的工作和不擅长领域的业务,交给专业人士效果会更好。

2、外出时要记下“出发时间”和“所需时间”

在笔记本上记下约会预定时,不要只写约会时间,而要把“出发时间”和“路程所要花费的时间”等,也都事前调查好、填写上比较好。

3、写下实际花费的时间,宏观观察自己的工作

偶尔在一天结束时,打开笔记本,在当天日程表的空白处写下实际花费的时间来比较。

观察下有哪些时间被浪费了或者有哪些时间远远超出预期。

4、在工作的间隙设置一定时间的的“预备时间”

不要把自己的日程安排的分秒不差,一旦有一项任务出现变故或延期就会影响下面的一长串任务。

要在任务和任务的间隙设置一个“预备时间”。即使工作延迟了,也可以利用预备时间解决,避免影响下一项任务。

5、在间隙时间内插入5分钟能完成的任务

会议或商谈的前后,在路程中产生的短暂时间,若是累积起来,就会成为很长的时间。

为了不浪费这些时间并有效地利用起来,可以事先准备好以利用这个间隙时间为目标的“5分钟就能完成的任务”,会收到很好的效果。

6、利用“计时器”熟悉工作的标准时间

为了使工作效率化,首先要掌握自己的现状。在制作总结报告等时候,如果知道自己日常的工作标准时间,就可以预防拖延工作了。

7、以“15分钟”为单位设置任务

在工作的过程中,有时会感到厌烦或没效率。这是注意力被打断的证据。

把眼前的工作以15分钟为单位进行划分,一个一个地处理,就能让注意力得以持续。

8、1分钟以内决定,1分钟以内行动

适当的紧张感,有提高判断力和行动力的效果,建议设定为“1分钟以内”。不过多浪费时间在思考上。

9、 让行为“可视化”,客观分析每一天

你是怎样度过一天的呢?回忆自己的行动,也只剩下粗略的印象。把自己一天的行动好好地做一次“可视化”整理,就能进行客观的分析了。

10、 将工作进度“可视化”,然后多次确认,避免风险。

如果工作周期长或是很复杂的话,出现各种各样错误的概率也会越来越高。为了避免这样的危机,有必要采取制作进度表之类的措施,将工作的进展状况“可视化”并多次反复确认。

11、用“5%的空余时间”来做改善

挤出“5%的空余时间”。如果按照工作8小时来算的话,那大概就是25分钟。

在早起等方面确保自己的时间,就会觉得自己是工作的主导。然后仔细地思考,脑海中就可能闪现出被工作塞满时没注意到的提高业务效率的方法,就会发现自己也许做了没必要的工作。

12、上班后不要立刻打开电脑

很多人一启动电脑,首先要做的就是检查邮件和阅览网页。于是,或是写着邮件回复,或是一个接一个地浏览相关信息,时间一眨眼就过去了。

上班最初应该做的是制作“TO DO”列表,决定好回家的时间,决定好当天该做的工作的截止时间,这样就不难实现作业的效率化。

13、不要把时间花费在谁做结果都一样的工作上

简单的工作短时间就能做完,重要的工作则必须多花费时间。

根据工作的难易度,重新制订工作计划和分配时间,这将使工作成果最大化。

14、拒绝”时不要犹豫

在不了解的情况下被卷入紧急工作的话,要毫不犹豫地拒绝。要把拒绝的理由简洁、认真地表达出来

要拒绝的话,尽早地表明是很重要的,如果采取“我知道了”的态度,之后再拒绝是最糟糕的。

15、如果想不明白的话,与其烦恼不如直接问别人

如果工作中有不明白的地方,首先要自己思考。如果还是不明白的话,最好早点儿询问别人。

如果向前辈或有相似工作经验的人请教的话,很多时候也能不浪费时间地做好。而且,你向对方求教的姿态,也会让对方想向你伸出援手。

16、把谁都能做的工作交给别人

要一个一个地重新审视,如果是“即使不是自己也能做的工作”,就有必要交给别人。工作刚开始的时候自己全权处理,之后就成了例行工作,毫无波澜地顺利进行着——这样的工作可以分配给任何人。

17、商务服装的搭配要模式化

聚餐日或接待日的服装、办公室业务集中的日子的服装、发表演讲的日子的“决胜服装”等,如上所说,事前考虑好各种商务场合最适合的搭配,然后重复这种穿法是最有效率的办法。

18、“站着工作”处理能力会上升

坐在椅子上工作很容易让人陷入沉思,也经常导致会谈延长。特意“站着工作”的话,因为这个姿势很难受,为了早点儿结束工作,处理能力就会自然地提高。

19、 把步幅增加10厘米来走路

要试着问一下亲近的人,自己走路是不是没干劲地趿拉着步子。如果走路无精打采的话,就把步幅增加10厘米,这样看起来的形态和感觉都会不同。

自然地采取正确的姿势走路,对健康也有好处,能给周围的人带来明朗积极的印象。走路的方式是所有行为方式的基础。扩大步幅的话,速度和干劲都会提高。

20、 日常工作中使用检查列表来防止犯错

明明是自己做的工作,却总是意想不到地犯错误。对于做过很多次的业务,要做好检查列表,不要放过习惯性的错误。

顺着业务流程列出需要检查的项目,试着从实际工作的开头检查到结尾,检查有没有错误和遗漏之处。制作这个检查列表本身就是对工作的重新评估,可能会发现没必要再检查的项目。

作者简介

日本生产性改善会议:日本生产性改善会议是专门研究时间使用技巧的机构。为了寻得让大家在时间使用上取得压倒性优势的方法,生产性改善会议应运而生。他们所呈现的,是在日积月累中,稍花点儿功夫便能提升工作效率的“时短术”。

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